Основные документы управления
Слово «документ» в переводе с латинского обозначает «свидетельство». Как «свидетельство» документ играет важную роль в жизни общества и отдельных его граждан. Документы создаются учреждениями, организациями и предприятиями, а также частными лицами. Документы различны по характеру и значимости, могут иметь историческое, юридическое, научное, производственнотехническое, социальное и другое значение. Документы являются носителями информации, т. е. в них отражаются факты, события, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Документы создаются посредством письма, рисунка, графики, фотографии, звукозаписи, видеозаписи и т.д. Закрепив информацию, они обеспечивают ее сохранение, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждения, подразделяются по множеству признаков. Они могут быть входящими, исходящими, внутренними. Это могут быть подлинники, копии, рукописные, машинописные, машиночитаемые, графические, кинофотофоновидео документы и т.д. По видам документы могут быть типовые, примерные, трафаретные, индивидуальные. По степени сложности – простые, содержащие один вопрос, и сложные. Предпочтение отдается первым, так как они удобны в обработке. По срокам исполнения подразделяются на срочные и нет. По степени гласности – выделяют традиционные, секретные и для служебного пользования (ДСП – ограничение доступа к информации). По срокам хранения документы подразделяются на документы постоянного срока хранения (т.е. вечного), долговременного – свыше 10 лет и временного – до 10 лет. На предприятиях, в организациях и учреждениях образуется различные виды документов, но независимо от деятельности предприятия можно выделить следующие основные группы:1 1.Организационно правовые документы: (устав, положение, инструкции, учредительный договор, штатное расписание, правила и др.) 2. Распорядительные документы (постановления, решения, распоряжения, приказы по основной деятельности и др.) 3. Финансовобухгалтерские документы (бухгалтерский отчет и баланс, главная книга, сметы, ведомости, счета, кассовые документы, банковские документы, лицевые счета по начислению заработной платы и др.). 4. Справочноинформационные (протоколы, докладные записки, предложения, объяснительные записки, заявления, представления Большую группу составляет также переписка: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы, электронные сообщения и др.) 5. Справочноаналитические документы (справки, акты, сводки, обзоры, списки и др.) 6. Документы по личному составу (приказы по личному составу, резюме, заявления, трудовой контракт, автобиография, личная карточка форма Т2, личные дела и др.)
Похожие рефераты:
